お子さんのことを大切に思っていらっしゃることが伝わってきます。成果が出なかったとき、「怒りに近い感情」が湧いてしまうのは期待が大きかったからですよね。
そして、その思いを冷静に、かつ、きちんと伝えようとされていらっしゃいます。これはなかなかできることではありません。とても大切なことです。
さらに、それを「感情的」ではなく「建設的な要望」として伝えるため、まずはメールという手段を選択されたことも、素晴らしい判断だと思います。

文面を考えてみました。
〇〇塾　ご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇の保護者、△△と申します。
このたびの学年末テストの結果について、ご相談させていただきたくご連絡差し上げました。
特に◯◯において、前回のテストと比べて大きく点数が下がってしまい、少なからずショックを受けております。やはり一定の成果を期待していたのが正直な気持ちです。
今回の結果について「現状の課題はどこにあり、塾としてどのように原因を捉えているのか」、そして「今後どういった方針で改善していくのか」を具体的にお聞かせいただきたいと思っております。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

最後になりますが、このようなメールを書き、伝えるという行動は、大きなエネルギーを必要とすることです。それでも、お子さんのために学習環境をより良く整えようと懸命に動かれている姿勢に、深い敬意を抱いております。
同じ時期の子どもを持つ親として、また、教育に携わる者として、今回のような経験こそが、お子さんの成長を後押しする大切なきっかけになると確信しています。
成績というのは、「伸びるかどうか」ではなく、「どうやって伸ばしていくか」が本質です。今回の結果をきっかけに、どう捉え、どう動くか——そのプロセスの中にこそ、本当の学びがあります。
今回のことも含め、きっとお子さんにとっても、ご家族にとっても、「次の成長のスタート」となるはずです。これからの歩みに、心からエールを送ります。

自習室を選ぶ際に最低限チェックしたいポイントは３つです。
➀席数が十分あり、いつでも利用できるか
②私語やスマホ利用など、他の生徒のマナーはふさわしいか
③塾側が自習室を見回るなど、管理・監視しているか

せっかく自習室を利用しようと思っても、席が埋まっていてはどうしようもありません。まずは自分がメインで利用する時間帯にちゃんと空きがあるのか確認してください。

②と③は近い内容ですが、自習室内がしっかりと勉強だけに集中できる雰囲気が流れているかどうかは大変重要です。
パーテンションで各席が区切られていても、私語は聞こえますし、隣りの席の人がスマホばかりいじっていれば気づきます。そういった環境ではやる気がある人のモチベーションも低下してしまいます。
また塾のスタッフがそういったことを危惧して定期的に見回りをしたり、自習室内にスタッフを配置していたりと工夫をしているかも確認してください。

その他、清潔さなど自身が大切にしたいポイントがあればそれも確認しましょう。

短時間の見学ではなかなか把握しきれないかもしれませんが、実際に足を運び、ご自身の目で雰囲気を事前に確認してください。

基本的に学級閉鎖中は通塾を見合わせるべきです。しかし、その間の学習の遅れが気になりますよね。そんなときは、オンラインでの学習や質問受付などしてもらえたら不安が軽減されるでしょう。通塾もオンラインもできる塾を選ぶのも一つの方法ですね。